URL: https://schools.grapeseed.com
Các chức năng chính:
CÁCH ĐẶT TÀI LIỆU
Có hai cách nhà trường có thể thực hiện khi muốn yêu cầu GrapeSEED chuyển tài liệu cho trường mình.
- CÁCH 1: Cho phép giáo viên tự đặt yêu cầu tài liệu cho lớp của mình và gửi đến Quản lý cơ sở. Quản lý cơ sở sẽ nhận được thông báo là có giáo viên yêu cầu tài liệu. Sau đó Quản lý cơ sở tập hợp các yêu cầu này và gửi đến GrapeSEED.
- CÁCH 2: Quản lý cơ sở tự đặt yêu cầu tài liệu của từng lớp trong cơ sở của mình rồi gửi đến GrapeSEED.
Chi tiết các bước thực hiện như sau:
CÁCH 1
(1) Bấm chọn tên lớp cần yêu cầu tài liệu
(2) Bấm vào Quản lý Lớp học >>> Yêu cầu tài liệu
(3) Thực hiện theo bước 4 và 5 ở Cách 2.
(4) Thoát khỏi cửa sổ Yêu cầu tài liệu để hoàn tất. Các thông tin yêu cầu này được hệ thống tự động cập nhật vào Giỏ hàng của cơ sở. Đồng thời hệ thống cũng gửi một thông báo có yêu cầu tài liệu đến Quản lý cơ sở. Quản lý cơ sở sẽ kiểm tra và gửi yêu cầu đến GrapeSEED như Cách 2 bên dưới.
CÁCH 2
(1) Bấm chọn tên cơ sở cần yêu cầu tài liệu
(2) Bấm vào Quản lý cơ sở >>> Giỏ hàng
(3) Kiểm tra các thông tin liên hệ và địa chỉ trên Giỏ hàng. Các thông tin này do hệ thống tự động cập nhật dựa trên thông tin tài khoản và cài đặt thông tin khi trường được tạo.
(4) Bấm vào Thêm yêu cầu tài liệu nếu muốn yêu cầu tài liệu nằm trong phí bản quyền.
- Chọn lần lượt tên lớp.
- Chọn Unit cần yêu cầu tài liệu.
- Điền số lượng tài liệu cần yêu cầu. Số lượng này cần bằng với số lượng học sinh thực của lớp.
- Chọn tên tài liệu.
- Bấm vào nút Lưu để lưu thông tin.
(5) Bấm vào Thêm tài liệu nếu muốn yêu cầu thêm tài liệu nằm ngoài những tài liệu được nhận kèm trong phí bản quyền. Nhà trường cần trả phí cho những tài liệu này.
Lưu ý: Trường học có thể điền thông tin ghi chú lý do mua thêm tài liệu để GrapeSEED hiểu và dễ dàng duyệt đơn hơn.
(6) Bấm vào nút Gửi yêu cầu để gửi thông tin yêu cầu tài liệu đến GrapeSEED. Trường hợp trường học vẫn còn chưa chắc chắn hoặc chưa điền đủ thông tin cần yêu cầu, nhà trường có thể bấm vào nút Cập nhật giỏ hàng để lưu thông tin những yêu cầu mà mình đã điền.
CHÚ Ý: Yêu cầu tài liệu chỉ chuyển đến GrapeSEED khi trường học bấm vào nút “Gửi Yêu cầu”. Các trường học cần chú ý điểm này để tránh trường hợp chỉ điền thông tin tài liệu yêu cầu mà quên không gửi đến GrapeSEED.
CÁCH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG BỊ TỪ CHỐI
GrapeSEED sẽ duyệt các đơn hàng gửi đến từ trường. Nếu đơn hàng bị từ chối, bạn sẽ nhận được một thông báo từ hệ thống.
Bạn có thể cài đặt để nhận thông báo qua email. Tham khảo hướng dẫn cài đặt.
Thực hiện theo các bước sau để xử lý đơn hàng bị từ chối:
(1) Bấm vào thông báo từ chối đơn hàng.
(2) Đọc lý do từ chối.
(3) Bấm vào ID của đơn hàng để mở đơn hàng đã bị từ chối
(4) Cập nhật nội dung đơn hàng theo lý do bị từ chối.
Bấm vào nút Gửi yêu cầu để hoàn tất.
CÁCH THEO DÕI TÌNH TRẠNG ĐƠN HÀNG
Trường học có thể theo dõi tình trạng đơn hàng mình đã gửi đến GrapeSEED thông qua cách sau:
(1) Bấm vào Lịch sử đăng ký tài liệu của cơ sở
(2) Trường học sẽ thấy danh sách các đơn yêu cầu với thông tin trạng thái của từng đơn
Ý nghĩa của từng trạng thái như sau:
| Tình Trạng | Ý nghĩa |
|---|---|
| Đã gửi GrapeSEED | Đơn yêu cầu tài liệu của nhà trường đã được gửi đến GrapeSEED. |
| Nháp (Chưa gửi GrapeSEED) |
Đơn yêu cầu tài liệu của nhà trường chưa được gửi đến GrapeSEED. Đơn hàng này có thể nhà trường quên chưa gửi đến GrapeSEED hoặc bị từ chối bởi GrapeSEED. Nhà trường cần kiểm tra đơn và gửi lại cho GrapeSEED. |
| Duyệt (Đợi nhận hàng) |
Đơn yêu cầu đã được duyệt và đợi bên kho chuyển đến trường. |
| Đã chuyển | Tài liệu đã được chuyển đến trường. |
| Đóng | Đơn hàng bị hủy (không còn ý nghĩa nữa) |
Lưu ý: Nếu trường/trung tâm chưa nhận được tài liệu như mong muốn, bạn vui lòng kiểm tra trạng thái của đơn hàng trước khi liên hệ với GrapeSEED.